Ghid pentru înființarea unui PFA: acte necesare, costuri și taxe, legislație

Cum să devii independent

Tranziția de la viața de angajat la o formă de lucru independentă poate fi o provocare pentru oricine. Tocmai de aceea, dacă intenționezi ca în viitorul apropiat să lucrezi pe cont propriu și să fii propriul tău șef, e important să planifici totul la virgulă. Iată care sunt pașii importanți pe care trebuie să îi parcurgi, înainte de a schimba modul de lucru cu unul care îți permite mai multă libertate:

1. Alege o nișă care te pasionează și perfecționează-te

”Fă ceea ce îți place și nu vei fi nevoit să muncești niciodată”, spun mințile înțelepte. Experiența ta îți poate deveni carte de vizită în orice profesie liberală. E foarte posibil ca, după primii câțiva clienți, să fii recomandat către alții, dacă îți faci treaba bine. Tratează fiecare proiect cu responsabilitate, urmează-ți intuiția și talentele native și va fi imposibil să dai greș.

2. Identifică nevoia din piață pe care o poți rezolva

Să presupunem că încă ești în etapa de orientare și că ai abilități care se pot extinde în mai multe specializări, cum ar fi cele de comunicare orală sau scrisă. Ce nevoi de actualitate poți rezolva prin activitatea ta? Ai putea să te orientezi deopotrivă către jurnalism, relații publice, social media, copywriting sau marketing. Informează-te cu privire la ce vinde mai bine acum, înainte de a-ți alege activitatea specifică, pentru a te asigura că poți face o ofertă necesară și dorită.

3. Testează piața

Înainte de a renunța la jobul full-time și a te lansa independent, ar fi indicat să îți acorzi o perioadă de test sau de tranziție. Definește-ți serviciile și încearcă să îți găsești câțiva colaboratori, de care să te ocupi în timpul liber. Vezi care sunt prețurile. Vezi cum crește cererea. Chiar dacă poate fi obositor să aloci timp și pentru alte proiecte pe lângă locul de muncă, în scurt timp îți vei da seama dacă ideea ta e viabilă și cum ar putea evolua veniturile tale în următoarele luni. Totodată, în acest fel vei avea ocazia să îți și cunoști publicul. Cine va apela la serviciile tale? Care este calitatea colaborării? Cui te recomandă mai departe? În funcție de răspunsurile la aceste întrebări, vei învăța inclusiv cum să stabilești tu limite cu eventualii prospecți sau clienți, cum să îți creezi un mod de lucru eficient și convenabil, dar și cum să îți selectezi clientela.

4. Alege o formă legală pentru a încasa banii pentru munca ta

Alege o formă juridică potrivită pentru nevoile tale. În legislația românească există mai multe forme de organizare pentru care poți opta, de exemplu, Persoană Fizică Autorizată (PFA), Societate cu Răspundere Limitată (SRL) sau Întreprindere Individuală (II). În funcție de forma juridică aleasă, formalitățile de creare a afacerii sunt diferite.

Odată parcurși acești pași, vei fi liber profesionist și îți vei putea începe activitatea în domeniul care te pasionează și să te bucuri de autonomia și libertatea pe care ți le oferă acest statut.

Ce este un PFA: cadru legislativ

PFA este acronimul pentru ”Persoană Fizică Autorizată” si reprezintă cea mai simplă formă de organizare a activității prin care poți să profesezi și să câștigi bani legal. Aceasta permite unei persoane să desfășoare, individual și independent, o anumită activitate economică, de exemplu, să facă subtitrare de filme ori să confecționeze rochii, și să fie plătită. Domeniile în care poți să activezi ca PFA sunt prevăzute în Codul CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională). Titularul unui PFA are anumite obligații legale, precum plata impozitului pe venit în anumite condiții, și răspunde pentru acestea cu toate bunurile personale, de exemplu, cu propria locuință. Statul român a reglementat desfășurarea activităților economice ale unui PFA prin Ordonanța de Urgență nr. 44/ 2008.

Avantajele și dezavantajele deschiderii unei PFA comparativ cu cele ale unui SRL

Ai peste 18 ani, nu ai obligații fiscale neachitate și ai o diplomă care sa ateste că poți să desfășori activitatea pe care ți-o dorești. De asemenea, o altă excepție o fac cei care activează în anumite domenii, de exemplu, sunt avocați, arhitecți, psihologi ori asistenți, și care nu pot activa decât ca Persoane Fizice Independente (PFI). Înregistrarea PFI se face direct la ANAF. Procesul de înființare PFA nu durează mult, iar acesta este motivul pentru care este forma de organizare juridică preferată de persoanele care doresc să-și lanseze propria afacere rapid, fără prea mari bătăi de cap. Mai puține demersuri administrative înseamnă și costuri mai mici. Pe de altă parte, această formă de lucru este potrivită pentru persoanele care vor să se lanseze pe cont propriu și sunt la început de drum. Tu ești, literalmente, afacerea ta. Crearea unei SRL este mai dificilă și mai costisitoare, dar avantajul este că activele tale profesionale rămân separate de cele private. Iată mai jos care sunt avantajele și dezavantajele înființării unei PFA comparativ cu cele ale unei SRL:

Costuri înființare PFA

Indiferent că ai ales să devii Persoană Fizică Autorizată sau să îți deschizi un SRL, poți să faci acest lucru singur sau cu ajutor din partea unei firme infiintari PFA. Dacă te ocupi singur de depunerea actelor necesare, deschiderea unei PFA nu te va costa nimic, în timp ce pentru înființarea unei SRL vei scoate din buzunar în jur de 120 de lei. Dacă apelezi la asistență, fii pregătit să plătești circa 300 - 500 de lei pentru înființarea unei PFA și o sumă care va depăși 1.000 de lei în cazul unui SRL.

Codul CAEN

În cazul unei PFA, poți să îți desfășori activitatea în limita maximă a 5 coduri CAEN, în timp ce o Societate cu Răspundere Limitată nu are niciun fel de restricții în acest sens.

Numărul salariaților

În pofida numelui acestei forme de organizare juridică, o Persoană Fizică Autorizată poate avea angajați, însă nu mai mult de trei. Pe de altă parte, în cazul unei SRL nu există o limită în acest sens.

Răspunderea unei PFA

O Persoană Fizică Autorizată răspunde cu patrimoniul propriu - casă, mașină etc.. În cazul unei SRL, răspunderea este limitată, patrimoniul societății fiind separat de cel privat.

Contabilitate

O persoană fizică autorizată poate să-și gestioneze singur afacerea, prin contabilitate în partidă simplă, internă. De asemenea, poate folosi diverse aplicații de contabilitate primară care au avantajul de a fi prietenoase cu utilizatorul. Pentru funcționare, o SRL are nevoie de un contabil, ceea ce înseamnă costuri suplimentare de 350 - 500 de lei pe lună.

În același timp, ai și alegerea SOLO care face asta pentru tine cu doar 119 RON pe lună!

PFA - taxe, impozite

Un PFA are de ales între a-și plăti impozitul în sistem real sau pe bază de normă de venit.

În primul caz, venitul net anual este determinat după scăderea cheltuielilor deductibile din venitul brut. La această diferență impozitul pe venit este de 10%. În cel de-al doilea caz, venitul brut este calculat în baza normelor de venit, în funcție de codurile CAEN. Pe de altă parte, dacă, la finalul unui an, venitul brut este mai mare decât  echivalentul în lei al sumei de 25.000 de euro, Persoana Fizică Autorizată are obligația de a recurge la sistemul real.

Începând din 2024, microîntreprinderile pot avea un sistem de impozitare diferit în funcție de cifra de afaceri și de domeniul de activitate. Astfel, cotele de impozitare sunt:

• 1% pentru microîntreprinderile care realizează venituri mai mici de 60.000 euro
• 3% pentru microîntreprinderile care realizează venituri peste 60.000 euro sau care desfășoară anumite activități indiferent de încasări:
• IT cu codurile CAEN 5821, 5829, 6201, 6209
• HORECA cu codurile CAEN 5510, 5520, 5530, 5590, 5610, 5621, 5629, 5630
• Activități juridice cu codul CAEN 6910
• Activități medicale cu codurile CAEN 8621, 8622, 8623, 8690

Dacă cifra de afaceri e mai mare de 500.000 de euro, se trece la impozit pe profit (16%). Tot în cazul unei astfel de societăți, plătești și 8% impozit pe dividende aplicat la profit.

Contribuțiile la sistemul de sănătate și de pensii

Persoanele Fizice Autorizate nu sunt obligate să contribuie la sistemul de pensie dacă venitul net anual  este mai mic decât totalul a 12 salarii minime brute, adică 39.600 de lei.

În schimb, apare obligativitatea plății CASS-ului chiar și sub plafonul de 6 salarii minime brute. Acesta va fi reprezentat de suma de 1.980 de lei, dacă veniturile nu depășesc plafonul de 6 salarii minime brute. La depășirea pragurilor legale, plătești 10% contribuții la sănătate (CASS) din venitul minim anual și 25% la sistemul de pensii (CAS).

Există totuși o excepție de la plata CAS:

PFA-urile care au și contract de muncă în paralel, studenții și persoanele cu handicap. Acestea vor plăti 10% din venitul net, chiar dacă suma încasată este mai mică de pragul de 6 salarii.

După înființarea PFA, va trebui să depui anual declarația unică în termen de 30 de zile. Aceasta este un formular prin care persoanele care au venituri, altele decât cele din salarii, își declară câștigurile și își stabilesc impozitul și contribuțiile sociale datorate, pentru sistemele de pensii și sănătate.

Accesul la banii încasați

Avantajul deținerii unui titlu de Persoană Fizică Autorizată este acela că ai acces rapid și oricând la încasări, pe când, în cazul unei SRL, nu poți dispune de bani pe loc. Aceștia pot să fie scoși pe bază de dividende, anual sau trimestrial.

Plata TVA

Regimul de TVA este același pentru ambele forme de organizare juridică. Dacă depășești suma de 300.000 de lei încasată anual, devii automat plătitor de TVA.

În concluzie, dacă afacerea ta nu presupune mai mulți angajați, vrei să ai acces ușor la bani și ești la început de drum, alegerea înființării unei PFA poate fi una potrivită. Dar, dacă ai mai mulți angajați, capital de investit și vrei să te dezvolți mai mult, ar fi mai potrivit să optezi pentru SRL.

Ce acte sunt necesare pentru înființarea unei PFA

Dacă ai cântărit bine avantajele și dezavantajele celor două forme de organizare și ai decis să devii Persoană Fizică Autorizată, atunci pasul următor este să depui documentația în vederea înființării ei. Iată de ce ai nevoie:

• Carte de identitate;
• Diplomă de studii sau o certificare care să ateste că poți să desfășori activitatea pe care ți-o dorești - în anumite situații, experiența în domeniu poate echivala studiile;
• Documente care să ateste că ai un sediu pentru PFA - un contract de comodat și actele de proprietate asupra sediului sunt suficiente.

De asemenea, vei mai avea nevoie de o serie de formulare și documente, pe care le eliberează ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului):

• Cererea de înregistrare, în original - formular;
• Anexa 1 privind certificatul pentru înregistrare fiscală - formular;
• Declaraţia-tip pe propria răspundere care să ateste că nu desfășori nicio activitate la sediul profesional, în sedii secundare sau în afara acestora (model 1) sau care să ateste că îndeplinești condițiile legale speciale de funcţionare pentru activități din domeniul sanitar, sanitar-veterinar, al protecţiei mediului şi protecţiei muncii (model 2);
• Dovada verificării disponibilităţii şi rezervării denumirii firmei și, după caz, a emblemei, în original - detalii;
• Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale pentru desfășurarea activităților ca persoană fizică autorizată - detalii;
• Specimenul de semnătură sau, după caz, împuternicirea avocaţială care conţine semnătura persoanei fizice în curs de autorizare - detalii
• Dovada ORTC că nu ai alt PFA, în afară de cel în curs de înființare.

Cum să deschizi un PFA - pași de urmat

Cu puțină organizare, vei putea să începi să îți desfășori activitatea de Persoană Fizică Autorizată rapid. Iată ce pași trebuie să urmezi pentru înființare PFA online sau la ghișeu:

• Îți rezervi denumirea PFA, procedură care poate fi făcută online, pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului, sau fizic, la ghișeu
• Te asiguri că dosarul tău conține toate acele acte necesare înființare PFA prezentate mai sus
• Completezi toate formularele necesare de la Registrul Comerțului
• Depui dosarul fizic, la ghișeu, sau online, dacă ai semnătură electronică
• După doar câteva zile, poți să îți ridici documentele în original și îți poți lansa liniștit afacerea la care visezi.

Cum să alegi numele potrivit pentru PFA

De obicei, denumirea unei astfel de forme de organizare juridică nu lasă loc de creativitate, pentru simplul motiv că va include numele din buletin, complet, sau numele de familie și inițialele prenumelor. Numelui ales i se adaugă sintagma „Persoană Fizică Autorizată” sau acronimul „PFA”. Un astfel de exemplu este “Ion Popescu PFA/ Persoană Fizică Autorizată”. Și, pentru că la noi nu este posibilă crearea a două PFA cu aceeași denumire, înainte de a depune documentația, trebuie să verifici să nu mai existe o alta cu acelasi nume și apoi să faci o rezervare. Pentru ambii pași, poți face acest lucru online, pe site-ul ONRC, sau fizic, la sediul instituției, unde vei depune un formular. În cazul în care denumirea nu este disponibilă, poți adăuga numelui tău inițiala prenumelui tatălui sau al mamei tale ori prenumele întregi ale acestora, după preferință. În cazul în care nici această opțiune nu este disponibilă, va trebui să adaugi denumirii o mențiune care să aibă legătură cu activitatea pe care vrei să o desfășori, de exemplu, expert contabil.

Cum să alegi codurile CAEN la înființarea PFA

Codul CAEN este un număr format din patru cifre folosit pentru a diferenția activitățile economice din România, prevăzute în registrul Clasificarea Activităților din Economia Națională și dictează domeniul de activitate al societății pe care vrei să o înființezi. O PFA poate avea un singur cod CAEN principal - activitatea principală pe care o vei desfășura - si mai multe coduri CAEN secundare - proiecte pe care le vei avea ocazional sau regulat în cadrul aceleiași societăți. De exemplu, poți avea codul principal 7311 - Activități ale agențiilor de publicitate și un cod secundar 7420, pentru activități fotografice.

Legislația din România prevede ca, pentru fiecare cod CAEN ales, să faci dovada pregătirii/experienței profesionale, prin diplome/certificate sau adeverință de la un fost angajator. Motivul este acela că orice antreprenor care desfășoară o activitate comercială trebuie să fie competent, pentru a-și crește șansele de succes și a evita problemele mai târziu. 

Sediul social, un element necesar pentru înființarea unui PFA

Pentru a activa ca PFA, vei avea nevoie de un sediu social, care poate să fie inclusiv propria locuință. Într-o clădire rezidențială, ai nevoie de acordul vecinilor dacă ai activitate în sediul declarat ca social. Pentru stabilirea sediului social pentru PFA ai nevoie de:

• Un contract de comodat
• Un contract de închiriere
• Actele care dovedesc proprietatea, de obicei, unul de vânzare-cumpărare.

Ca Persoană Fizică Autorizată ai libertatea de a lucra în mai multe locuri, în funcție de activitatea desfășurată: la client - de exemplu, un electrician, un consultant în management sau IT -, de acasă sau într-un spațiu de coworking ori să alegi o combinație a acestora.

Cum se procedează pentru radiere PFA

La fel ca în cazul înființării PFA, radierea se face extrem de simplu și rapid. Tot ceea ce ai de făcut este să completezi documentația de la Registrul Comerțului, să depui declarația unică în termen de 30 de zile și să îți plătești obligațiile fiscale.

Câteva aspecte de luat în considerare înainte de a înființa un PFA

Prin crearea unei PFA devii propriul tău șef și îți organizezi munca așa cum crezi de cuviință. Totuși, sunt câteva aspecte pe care trebuie să le iei în considerare:

• Responsabilitatea se va muta față de partenerii direcți, de exemplu, clienți, furnizori.
• Spre deosebire de angajați, Persoanele Fizice autorizate primesc toate roadele muncii pe care o desfășoară, însă preiau și toate eventualele probleme și pierderi generate de activitate. Astfel, este posibil ca proiectele pe care le desfășori să nu aibă o regularitate, fapt care va influența încasările.
• Crearea unei afaceri este o soluție pentru persoanele care își pierd locul de muncă, care suferă de un handicap fizic ce nu le permite să-și continue munca ori pentru pensionari care vor să se mențină activi profesional.
• Crearea unei afaceri este o oportunitate de a te dedica în totalitate unei pasiuni. Totuși, este necesar să poți găsi un concept care să permită dezvoltarea acesteia într-un model economic viabil.
• Crearea unei PFA trebuie să permită obținerea unui venit mai mult sau mai puțin în concordanță cu modul tău de viață.
• Să devii independent înseamnă și să ieși din zona ta de confort, să îți dezvolți un minimum de abilități de afaceri, să înveți cum să vinzi și mai ales cum să te vinzi.

Există numeroase motive pentru care ai putea să îți dorești să devii Persoană Fizică Autorizată, de la trăirea unei aventuri la preluarea unei provocări, exploatarea unei invenții, ocuparea unei poziții de neatins în compania în care lucrezi în prezent ori urmărirea propriei strategii. Indiferent de motivele pe care le-ai luat în considerare în decizia de a deveni independent, informațiile de mai sus te vor ajuta cu siguranță să parcurgi etapele înființării unei PFA cât mai rapid, simplu și fără stres.