Contabilitate și taxe pentru psihologi cu PFI: tot ce trebuie să știi

Obligațiile tale contabile ca psihoterapeut

În calitate de psihoterapeut cu un PFI, ai câteva obligații contabile esențiale pe care trebuie să le respecți:

• Emiterea facturilor: Trebuie să emiți facturi chiar și pentru clienții persoane fizice, începând cu 2025, iar pentru aceasta vei folosi sistemul e-Factura. Pentru asta, ai nevoie de o semnătură electronică și cont în  SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF. Asigură-te că transmiți fiecare factură în maxim cinci zile de la emitere pentru a evita orice amendă.
• Codul de TVA intracomunitar: Dacă ai încasări din UE, vei avea nevoie de un cod de TVA intracomunitar. Acesta se aplică tranzacțiilor cu statele membre ale Uniunii Europene.
• Registrul-Jurnal de Încasări și Plăti este documentul contabil care serveşte la înregistrarea încasărilor şi plăţilor asociate activităţii tale profesionale.
• Registrul-Inventar: De asemenea, este necesar să păstrezi un registru al bunurilor și stocurilor aflate în patrimoniul tău.
• Declarația Unică, documentul prin care declari veniturile și îți calculezi obligațiile fiscale pentru anul anterior, trebuie depus anual, cu termen limită în luna mai. În funcție de activitatea desfășurată, pot fi necesare și alte declarații (ex. D390, D301).
• Plata taxelor: După depunerea declarației unice, vei plăti taxele datorate (termen limită 26 mai pentru anul încheiat).

Este important de menționat că taxele nu se aplică pe întreaga sumă încasată, ci doar pe veniturile impozabile, în funcție de regimul fiscal ales, informație explicată mai jos în articol.

Taxele pe care le vei plăti pe PFI

Ca titular de PFI, ai câteva obligații fiscale:

1. Contribuția la sănătate (CASS) – se calculează ca 10% din venitul net (încasări minus cheltuieli deductibile). Există două excepții de la această regulă:

        a) PFA-urile cu venituri anuale mai mari de 243.000 de lei (60 de salarii minime), plătesc sănătatea plafonată la acest prag, respectiv 24.300 de lei. 

        b) PFA-urile cu venituri mai mici de 24.300 de lei (6 salarii minime), plătesc o contribuție minimă de 2.430 de lei. Această regulă nu se aplică pentru cei care:

• Au pierderi (venituri mai mici decât cheltuielile), sau au venitul net egal cu zero. 
• Au un contract de muncă pe parcursul anului în paralel și contribuie cel puțin 2.430 de lei la sănătate prin acesta.
• Sunt studenți și au mai puțin de 26 de ani. 
• Au un handicap

      2. Contribuția la pensie (CAS) se calculează ca 25% din plafoanele de 12 și 24 de salarii astfel:

        a) Dacă venitul net este mai mic de 48.600 de lei, atunci contribuția la pensie nu este obligatorie

        b) Dacă venitul net este mai mare sau egal cu 48.600 de lei, dar mai mic de 97.200 de lei, atunci contribuția la pensie este 12.150 de lei

        c) Dacă venitul net este mai mare sau egal cu 97.200 de lei, atunci contribuția la pensie este de 24.300 de lei. 

     3. Impozitul pe venit – 10% din venitul net după ce ai scăzut CAS și CASS

Ce cheltuieli sunt deductibile pentru psihologi și psihoterapeuți?

Cheltuielile deductibile sunt acele costuri care reduc venitul impozabil, deci implicit și taxele pe care le ai de plătit. Pe scurt, ai posibilitatea să-ți reduci taxele în mod justificabil cu unele cheltuieli asociate strict activității profesionale. Iată câteva cheltuieli specifice activității tale:

1. Cheltuieli pentru spațiul de lucru

Dacă ai un cabinet, poți deduce:

• Facturile la utilități *(electricitate, apă, internet).
• Costuri de întreținere și reparații *

*ambele legate doar de cabinet

2. Cheltuieli cu echipamente și materiale

• Mobilier pentru cabinet (scaune, birou, bibliotecă etc.).
• Produse de igienă și întreținere pentru cabinet.
• Jucării, cărți, rechizite – dacă lucrezi cu copii, aceste cheltuieli sunt necesare și pot fi deductibile.

3. Cărți și materiale pentru dezvoltare profesională

Cărțile folosite în terapie, cursurile de specializare sau abonamentele la reviste de psihologie sunt cheltuieli deductibile.

4. Cheltuieli auto

Dacă ai nevoie de mașină pentru deplasări profesionale, poți deduce:

• Combustibilul
• Asigurarea RCA și CASCO.
• Revizii și reparații.

Cheltuielile cu mașina sunt deductibile în baza contractului de comodat (dacă mașina nu e pe PFI deja) fără justificări suplimentare în proporție de 50%.

5. Cheltuieli de protocol vs. consumabile

Cafeaua și apa pentru tine nu sunt deductibile, dar dacă oferi clienților tăi cafea sau ceai în cadrul sesiunilor, acestea pot intra la cheltuieli deductibile. Diferența stă în justificarea lor.

6. Cheltuieli de deplasare

Dacă participi la conferințe, workshopuri sau supervizări, cheltuielile cu transportul și cazarea pot fi deductibile, atâta timp cât sunt justificate ca având legătură cu activitatea profesională.

Accesează pagina interactivă de cheltuieli deductibile pentru o listă detaliată a acestora.

Cum simplifici contabilitatea unui PFI?

Dacă ți se pare complicat să ții evidența facturilor și cheltuielilor, o soluție digitală poate face totul mai simplu pentru tine. De exemplu:

• e-Factura – Dacă emiți facturi pentru servicii psihologice, ar trebui să știi că din 2025 este obligatorie raportarea acestora prin e-Factura. Vezi aici cum funcționează e-Factura B2C.
• Gestionarea cheltuielilor – o soluție digitală preia automat cheltuielile tale primite prin sistemul e-Factura și îți oferă claritate asupra celor deductibile.
• Consultanță și asistență – Ai acces la un sistem simplu care îți spune exact ce ai de făcut, fără să te pierzi în detalii birocratice.

Contabilitatea unui PFI pentru psihologi și psihoterapeuți nu trebuie să fie complicată. Dacă înțelegi ce taxe ai de plătit și ce cheltuieli poți deduce, vei avea un control mai bun asupra finanțelor tale. Iar dacă vrei să-ți simplifici viața, SOLO e aici să te ajute cu tot ce ține de contabilitatea PFI-ului tău.